利用企業事例：株式会社ティア
多岐に渡る事務手続きの煩雑な手作業から脱却！ ノーコードツール再構築で業務負担が半減、
情報管理も
スムーズに
左：代表取締役阿部 友子 様
右：和装事業部服部 千里 様
- 業種
- 生活関連サービス業、娯楽業
- 企業紹介
- 1990年設立。婚礼美容や婚礼プロデュース、ヘアメイクスクール、エステサロンなどを展開。衣装レンタルやブライダルエステまで行い、首都圏で幅広いサービスを提供。
- 企業HP
-
https://www.tia-beauty.com/
- 受講講座
- 実践を通じて学ぶDX人材養成講座
Before
After
婚礼美容の手配や在庫管理を 手作業やExcelで行っており、入力ミスや集計が煩雑だった
ミスが減り、業務のスリム化が実現スタッフへの負担が減り、美容技術の向上に注力
イベント前日に、約400名のスタッフへ電話で出勤予定を確認していた
スタッフの稼働確認を自動化し、確認作業にかかる時間が100時間
50時間へ半減
50時間へ半減
外出先でパソコンが使えないスタッフは、入力作業のために事務所へ戻る必要があった
ノーコードツールを再構築、外出先でも手軽に
交通費やシフト入力が可能になった
ご担当者へインタビュー
現場の負担となっていた手作業での手配やアナログな情報管理
- 阿部様：
- 弊社は結婚式場の中にある婚礼美容室を経営し、新郎新婦様やご列席者様の美容、事前のエステなどを手がけています。首都圏の結婚式場やホテルに複数の拠点があり、従業員は約50名で全員が女性です。着付け師などの外注スタッフも含めると、100名ほどが現場で稼働しています。年間約2,500組のお客様を担当する中で、これまでは人の手配から在庫管理、交通費の集計に至るまで、すべて手作業やExcelで行っていました。手配漏れが許されないプレッシャーの中、手作業ゆえの入力ミスや集計の煩雑さが大きな課題でした。
- 服部様：
- 実は3年ほど前からノーコードツールの「kintone」（以下、ノーコードツール）を導入していたのですが、一部の業務でしか使えなかったこともあり、日々の業務に追われてうまく定着せず、手書き管理と混在していた経緯があります。また、現場スタッフは、業務報告を入力するためにわざわざ外出先から事務所に戻らねばならず、身体的にも時間的にも大きな負担となっていました。「なんとかしたい」と思いつつも、どう改善していいか分からない状態が続いていました。
丁寧な事前面談と手厚いチャットサポートでスムーズな受講が実現
- 阿部様：
- 社内のデジタル化を進める中で、東京都の中小企業向け支援制度については常に情報をキャッチアップしており、今回もその流れで受講を決めました。過去に別の制度を利用したスタッフがスキルアップした実績があったため、今回のノーコードツールの講座受講にも高い期待を持っていました。受講前に事務局との面談で面談担当者の方が弊社のシステム状況や技術的なことを深く理解してくださり、「まず理解度の低い在宅スタッフが基礎講座を受講し、その後集合研修の中級講座を一緒に受けるとよい」と受講計画のアドバイスをいただきました。おかげで、無理のない学習計画を立てることができました。
- 服部様：
- 受講期間中、初めて使うノーコードツールの機能について分からない点があれば、講師へチャットでその都度質問できました。返信も素早く、疑問をすぐに解消できる手厚いサポートがとてもありがたかったです。
また、事務局から残りの予算で追加受講ができるとタイミング良く連絡をいただき、予算をフル活用して、受講期限ぎりぎりまで受講することができました。
自動集計機能を活用し、確認作業の工数が100時間⇒50時間に半減
- 服部様：
- 受講後の大きな成果は、ノーコードツールで在庫データやシフトデータ等様々な情報を集約、管理できるように構築し直したことです。これによりパソコンがなくても、各自のスマートフォンから交通費やシフトを簡単に入力できるようになりました。外出先から事務所に戻る必要がなくなったことから移動の負担が減り、現場からも「すごく楽になった」と喜びの声が上がっています。
また、成人式の業務では、これまでは前日に約400名のスタッフへ電話で稼働確認を行っており、夜遅くまで電話をかけ続けるのが大きな負担になっていました。しかし、今回の講座で学んだ事前アンケートの自動集計を活用した結果、電話連絡は不要となり、この確認作業に必要な人員が15名から1名へと激減したのです。関連する帳票のデータが自動更新されるので、書類のチェックにかかっていた時間も、約100時間から50時間へと半減しています。 - 阿部様：
- システムから自動転記できるようになったことで、経理業務での入力ミス も減りました。「当日スタッフが来なかったらどうしよう」「給与の振り込み先が間違っていたらどうしよう」といった、担当者の精神的なプレッシャーも軽減できたのは、会社としても非常に大きなメリットだと感じています。
▲外注スタッフの１か月分のシフトを１画面で管理。いつ誰がどこで仕事をしているかが一目で確認できるようになった。
現場スタッフが技術向上に集中できる環境づくりを目指して
- 服部様：
- 現在、外注スタッフにもアプリをインストールしていただき、スマートフォンから勤怠報告をするだけで、自動で請求書が作成される仕組みづくりを進めているところです。これが完全に定着すれば、これまで請求書の処理にかかっていた時間が4分の1程度まで削減できると見込んでいます。
- 阿部様：
- デジタルの活用で作業負担が軽減されたことで、現場のスタッフは美容技術を磨いたり、お客様へのサービス向上に努めたりすることに力を注げるようになりました。社内に新しいシステムを導入するのは、最初こそ抵抗や負担に感じるかもしれませんが、一歩踏み出して挑戦してみると、思いもよらない業務改善の広がりが生まれます。東京都の支援制度を活用し、まずはチームの中で「できる人から小さく始めてみる」ことを、同じように悩んでいる企業の方々におすすめしたいです。
▲一生に一度の晴れ舞台を最高の形で彩るために、全スタッフが力を合わせ総力サポート。