新規事業によって発生した新たな業務、自動化は避けられない状況に
- 医療機器や事務用品、玩具など、さまざまな企業の製品開発を請け負う当社で、私は総務、経理、法務といったバックヤード業務を主に担当しています。
日々の業務では、帳票などの確認にかかる工数の多さに課題を感じていました。同じことを毎月繰り返す度に何とかしたいと思っていたのです。
さらに、新規事業の立ち上げに伴い、物流や在庫管理、ユーザー様への対応といった今までの事業では発生しなかった業務が増え、いよいよ自動化システムを導入せざるを得ない状況になっていました。
いつかミスが発生するという恐怖心、システム導入で会社の信頼を守りたい
- 新規事業によって、新たな販売ルートが発生し、取引先だけでなくユーザー様と接する機会も増え、業務範囲が広がりました。対応方法を個人の判断に委ねていると、いずれどこかでミスが起こるのではないかと恐れていました。ひとつのミスは企業の信頼を失いかねません。ミスを起こさないためにも、システムを導入して業務を自動化したいと感じていたタイミングで、本事業のリーフレットを目にしました。
これまでの業務でExcelやWordを取り入れていましたが、DXに関しては初心者だったので、講座の受講に対して不安がありました。ただ、受講前に事務局との事前面談で販売管理や生産管理を自動化したい、ユーザー情報を管理したいといった課題を相談できる機会があったため、適切な講座をじっくり選択することができました。今回受講した「中小企業向DX入門講座」は、オンデマンドだけでなく対面のワークショップが充実していることも魅力的で受講を決めたのです。
とにかく楽しい、見える世界が変わる！DX初心者でも業務に活かせることばかり
- DXに関しては全くの初心者ですし、これまでExcelの計算式でさえ合っているか見直すなど、デジタルツールに頼ること自体に不安がありました。ただ、受講を始めたら、楽しさを感じるようになってきたのです。講師の方のサポートが手厚く、初めて使うPower Automate Desktopも操作方法や自動化された後の動作画面を示していただいたおかげで、操作の全体像が見える化され、ほとんど抵抗感がありませんでした。また、さまざまな用語を知ることで、これまで素通りしてきたデジタル関連の話題も意識するようになり、まるでモノクロで見えていた世界に彩りが生まれた感覚です。
受講のきっかけは新規事業によって業務の自動化を迫られたことでした。しかし、次第に「請求書の管理でも使えそうだな」と総務の視点でも捉えながら受講するようになっていたのです。開発などアイデアが必要な業務はまだ自動化は難しいかもしれませんが、数字を扱う、処理する、といった作業的な側面が多い総務の業務では、自動化できる場面が次々に浮かびました。業務自動化のために受講しましたが、会社全体を見つめる良い機会にもなりました。
小規模企業の人材が最大限に輝く環境をどんどん構築したい
- 規模が小さい会社のため、人的なリソースはあまり多く割けません。作業にかける時間も限られています。今回受講したことで、どの業務を外注して、どの業務を自社で行うべきか判断する基準も身についたので、より社内の人材活用が高まると期待しています。
今後は、本事業で得た知識やスキルを社内で展開していきたいです。受講を終えたばかりですが、システム導入の目線で青写真は描けています。まずは、導入しやすい管理部門からスタートしたいと思います。営業部門だと、売上伝票をどういう形式にするか、何から着手できそうか、さまざまな視点で捉えながら活用の場を広げていきたいです。
